Goed begonnen ... kick off meeting

Na maanden – soms jaren – van voorbereiding start nu het eigenlijke projectwerk. Een geslaagde start van het project is cruciaal. Wanneer je promotor bent van een project, is het belangrijk tijd en enthousiasme te investeren in de kick-offvergadering van een project. Wanneer er geen voorbereidende vergadering heeft plaatsgevonden met de verschillende partners samen, is dit vaak het eerste moment dat alle partners elkaar ontmoeten en dus een uitgelezen moment om de violen gelijk te stemmen, verwachtingen te formuleren en duidelijke afspraken te maken op verschillende niveaus. Het einddoel is een gedeeld eigenaarschap van het project.

Op inhoudelijk niveau

De kick-offvergadering is een uitgelezen moment om het projectplan te overlopen, zodat de doelstellingen, resultaten en activiteiten samen besproken kunnen worden. Dit is belangrijk om eventuele onduidelijkheden over verantwoordelijkheden, begrippen, interpretering of financiering/betoelaagbaarheid te vermijden en samen het eindresultaat zo concreet mogelijk voor ogen te krijgen.

Niveau van overleg en communicatie

Als promotor is het belangrijk afspraken te maken met de partners over hoe er overlegd en gecommuniceerd wordt.

• Vergaderingen: hoe worden vergaderingen georganiseerd? Wie is er verantwoordelijk voor de agenda? Hoe wordt het verslag opgemaakt? Welk systeem wordt er opgezet om zeker te zijn dat er opvolging wordt gegeven aan wat afgesproken werd (to-dolijst)? Zorg per vergadering voor ondertekende aanwezigheidslijsten om aan te tonen dat het overleg plaats vond met de juiste deelnemers.    
• Maak een planning voor de komende meetings en leg op elke vergadering zeer precies vast wanneer en waar de volgende meeting zal plaatsvinden en wie erop verwacht wordt. Maak duidelijke afspraken over het reisbudget en over hoe de reizen concreet gepland worden (en door wie).
• Tussen de vergaderingen: ook tussen de vergaderingen door is het belangrijk regelmatig met de partners contact te nemen, zodat je je er als promotor van kan vergewissen dat iedereen nog mee is in de projectdoelstellingen en dat activiteiten volgens het tijdsschema worden uitgevoerd. Gebruik hiervoor naast e-mail ook andere communicatiemiddelen zoals skype, videoconferentie, …
• Delen van informatie: een systeem opzetten waar elke partner altijd toegang heeft tot alle informatie vergemakkelijkt het samenwerken. Er zijn heel wat gratis systemen ter beschikking om een digitaal platform op te zetten waar alle documenten gepost kunnen worden (bijvoorbeeld Dropbox, Google docs, …) of waar informatie gedeeld kan worden (bijvoorbeeld Yammer).

Op administratief en financieel vlak

Het is een algemeen gekend probleem: Europese projecten betekenen een uitgebreide administratie. Het is noodzakelijk dat alle partners de gevraagde documenten, bewijzen van onkosten, enz. goed bijhouden en op tijd overmaken aan de promotor. Dit vraagt een goede aanpak van bij de start. Volgende tips gelden zowel voor de promotor als voor de projectpartner:

• Maak een duidelijk overzicht van wat je als promotor nodig hebt voor de financiële rapportering, welke bewijzen de partners moeten verzamelen en maak eventueel een formulier voor de partners zodat het als promotor gemakkelijker is de informatie te verwerken. Het is ook belangrijk dat je een eenduidig systeem afspreekt van hoe de partners de bewijzen aan de promotor overmaken: wordt alles ingescand op het digitaal platform en worden de originele stukken pas overhandigd wanneer er een rapportering aankomt of worden de originele stukken na elke activiteit opgestuurd?
• Overloop het budget en bespreek welke budgetposten centraal en dus door de promotor worden beheerd en welk budgetdeel naar de partners gaat.  
• Leg duidelijk uit aan de partners dat enkel kosten die gemaakt zijn tijdens de looptijd van het project ontvankelijk zijn. Kosten die ervoor of erna werden gemaakt, worden onherroepelijk afgewezen door de subsidieautoriteit.
• Maak afspraken over de prefinanciering en financiële verantwoordelijkheid tegenover de projectpartners. Leg duidelijk (ook contractueel) vast dat vergoedingen pas uitbetaald worden nadat bewijsstukken ingeleverd werden of projectresultaten opgeleverd. Ga bij de subsidiegever (zie handleiding) na of de promotor moet bewijzen dat een betaling aan een projectpartner gebeurde (bijvoorbeeld via rekeninguittreksel), dan wel of een factuur van de projectpartner kan volstaan. Dient de eindafrekening al uitbetaald te zijn aan de partners voor de afsluiting van het project (veelal enkele maanden na de einddatum van het project) of kunnen de facturen ingebracht worden en pas betaald na de eindafrekening door de subsidiegever? Leg in dat geval (contractueel) vast dat de promotor maar uitbetalingen aan de partners kan doen voor zover hij de subsidies (voorschotten/afrekening) ontving.