Projectrapportering en financiële afrekening

Elke Europese subsidielijn heeft eigen regels rond rapportering: afhankelijk van de duurtijd van het project vraagt de subsidieautoriteit één of meerdere tussentijdse rapporteringen en altijd een eindrapportering. Rapporteringen bestaan uit een inhoudelijk en financieel luik en elke subsidieautoriteit heeft eigen regels rond hoe deze rapportering gebeurt. Let goed op de vastgelegde deadline (meestal drie tot zes maanden na de einddatum van het project)!

Voor de rapportering heeft een promotor altijd heel wat informatie nodig van de partners (zowel inhoudelijk als financieel). Het is belangrijk goede afspraken te maken met je partners rond het verkrijgen van deze informatie.

Voor de eindevaluatie en -afrekening zal de subsidieautoriteit nagaan in welke mate de contractuele subsidieovereenkomst gerealiseerd werd:

• Processtappen (bijvoorbeeld werden de verschillende werkpakketten uitgevoerd, aantal meetings, aantal contacten, …).
• Deliverables: werden alle producten aangemaakt en binnen de kwantitatief afgesproken criteria (zoals aantal deelnemers, aantal pilots, aantal pagina’s of exemplaren, …).

In principe evalueert de subsidieautoriteit niet de inhoudelijke kwaliteit van het proces en de deliverables opdat de eindafrekening zou volgen. Eerder de inspanning om de afgesproken resultaten te bekomen wordt ingeschat. Een inhoudelijke kwaliteitstoets kan wel gebeuren in het kader van een vervolgproject.

De evaluatie gebeurt door het insturen van het einddossier (inclusief de financiële afrekening met alle bewijstukken) en daarop volgt veelal een audit door de subsidiegever (al dan niet voorafgegaan door een verzoek om bijkomende inlichtingen).

Een aantal promotoren kunnen daarna nog een ‘externe’ audit krijgen (feitelijk een audit van de audit door de subsidieautoriteit). Omdat dit een ‘second level audit’ is die dikwijls plaatsvindt langere tijd na de afloop van het project en soms nadat cruciale medewerkers niet langer actief zijn binnen de onderneming, is dit veelal een lastige klus.
 

Projectafronding

• Projectevaluatie
• Rapportering
• Besluit