Voorwaarde 1: Stabiele organisatie

Alleen als je organisatie stabiel en solide is, is het verantwoord om in een Europees project te stappen. De Europese werking is enorm verrijkend en inspirerend, maar je organisatie moet de extra werklast kunnen opvangen en in staat zijn om aan de slag te gaan met de projectresultaten (intern en/of extern).

Belangrijke kenmerken van stabiliteit zijn:

Duurzame basisfinanciering; de Europese financiering is slechts een extra financiering voor een specifieke opdracht. Europese financiering dekt meestal ook niet alle kosten.
Stabiele tewerkstellingsperspectieven voor de projectmedewerkers: het is absoluut belangrijk dat de projectverantwoordelijke (zie 1.4) minimaal voor de duur van het project in dienst kan blijven.
Er is duidelijkheid over kostenvergoedingen rond projectkosten en buitenlandse verplaatsingen (zowel de reiskosten als persoonlijke uitgaven)
De organisatie beschikt over een efficiënte backoffice op vlak van administratie en projectopvolging. Een systeem van dubbel boekhouden is een must voor een goede financiële en boekhoudkundige opvolging. Er is een goede communicatie tussen de boekhouding en de projectmedewerkers.
De jaarlijkse turnover is voldoende in vergelijking met het totale projectbudget dat je aanvraagt. De organisatie mag voor haar gewone werking niet financieel afhankelijk zijn van projectwerking. Een zekere voorfinanciering moet haalbaar zijn.
Cofinanciering: soms wordt een project voor het volledige bedrag gefinancierd (dit is bijvoorbeeld het geval binnen sommige ESF-oproepen), maar voor veruit de meeste subsidieprogramma’s is een vorm van cofinanciering door de projectpartners nodig. Er is meestal voor 50% tot 100% van het totale projectbudget Europese financiering voorzien. Dit is evenwel niet steeds problematisch. Soms moet de formele cofinanciering niet bewezen worden, en wordt het vastgelegde percentage van de projectbegroting gefinancierd. Wanneer toch effectief de cofinanciering moet aangetoond worden, dan dient de initiatiefnemer dit vaak niet in ‘cash’ te doen. Arbeidstijd en administratieve ondersteuning zijn de meest gebruikte vormen van inzet van eigen middelen. Bepaalde subsidielijnen verwachten een tijdsregistratie. Uiteraard moeten de projectpartners de capaciteit hebben om het integrale project zoals ingediend/goedgekeurd te realiseren.
De deelname aan een ‘intervisiegroep’ met collega’s (van binnen of buiten de organisatie) die ook enige Europese ervaring hebben verdient aanbeveling.

Subsidies uitgelegd

Voorwaarde 1: Stabiele organisatie

Andere voorwaarden

U bent niet ingelogd