Voorwaarde 4: De Europaverantwoordelijke staat in voor screening en procesmanagement

De belangrijkste succesfactor om met Europese projecten te starten is ongetwijfeld het opzetten van een ‘permanente screeningsfunctie’. Eén persoon op stafniveau screent intern (welk idee is middels een Europees project te realiseren?) en extern (project- en partneroproepen) de projectmogelijkheden. Hij neemt alle interessante info door en selecteert relevante info- en netwerkevents. Hij toetst intern ideeën af en neemt eventueel al onmiddellijk contact op bij buitenlandse partnersearchoproepen. Voorzie zo mogelijk ook in een ‘back up’ als de ‘EU-verantwoordelijke' de organisatie zou verlaten of langere tijd afwezig zou zijn.   

De screening vraagt niet noodzakelijk veel tijd en kan in drukke periodes op een laag pitje gezet worden. Het is ook mogelijk om niet intensief en systematisch te screenen, maar erop te vertrouwen dat interessante kansen zich wel zullen aandienen, door je in te schrijven op verschillende nieuwsbrieven.   

Hoe dan ook, de permanente screening dient duidelijk tot het takenpakket van een medewerker te horen! Deze medewerker kiest welke bronnen op te volgen. De mogelijkheden zijn quasi onbegrensd, maar er is heel wat voorkennis vereist. Bovendien verloopt veruit de meeste officiële en feitelijke communicatie in het Engels. Als de basiskennis aanwezig is, dan vraagt het aanvankelijk wel een behoorlijke inspanning om vlot te lezen en te schrijven. Kennis van het Frans en andere Europese talen zijn een grote meerwaarde.

Naar onze ervaring gebeurt de permanente screening best niet door de algemene directeur, maar door een medewerker in zijn onmiddellijke omgeving. Het moet in elk geval iemand zijn met een brede kijk op de organisatie en met goede toegang tot zowel het directie- als het operationele niveau. Teveel medewerkers verantwoordelijk maken voor de screening werkt meestal ook niet, tenzij er een duidelijke taakverdeling mogelijk is. In fase 2 ‘Permanente screening’ wordt dieper ingegaan op de concrete aanpak.

Als beslist wordt om een projectidee concreet uit te werken (dus overgang naar fase 3), dan moet minstens één persoon van de organisatie daar op dat moment extra tijd voor kunnen vrijmaken. Voor deze tijd is in principe geen vergoeding voorzien. In sommige budgetlijnen mag de voorbereidingstijd in beperkte mate in de projectaanvraag ingebracht worden, maar dan nog is er alleen een compensatie als je project goedgekeurd werd.

Andere voorwaarden

Kenniscentrum Sociaal Europa, Kolonel Bourgstraat 122/4, 1140 Brussel, 02 205 00 45,  info@kcse.eu  |  Maatschappelijke zetel: Kongostraat 7, 9000 Gent  |  Disclaimer