Woordenlijst

Op bovenstaande pagina's vond je een overzicht van wat er allemaal komt kijken bij het uitwerken van een Europees project. We geven je nog graag een verklarende woordenlijst waarin de meestgebruikte begrippen nog eens worden toegelicht. De lijst kan als word-doc gedownload worden als je ingelogd bent.

Accommodation: Accommodation verwijst naar de onkosten voor het verblijf tijdens transnationale projectmeetings die men kan inbrengen in het projectbudget

Associated partner: Zie silent partner

 

Brokerage event: Zie project development workshop

 

Call: Zie subsidieoproep

Cofinanciering: Binnen een Europees project wordt over het algemeen niet het volledige projectbudget gesubsidieerd, maar slechts een percentage van het budget (50 tot 100%). Het resterende bedrag moet door de partners worden ingebracht.

Cofinanciering in kind: Cofinanciering in kind betekent een inbreng in arbeidstijd, infrastructuur en/of werkingskosten.

Consultant: Binnen een Europees project kan de promotor beslissen een consultant aan te trekken om de rol op te nemen, bv als projectschrijver, project manager, evaluator, ...

Contactpunt: In elke lidstaat/regio is er voor elk Europees subsidieprogramma een contactpunt dat informeert over dit programma.  Sommige gecedentraliseerde programma's hebben in België zelfs meerdere contactpunten (bv ESF in de verschllende regio's, EFRO in elke provincie, ...)

 

Declaration of honour: Bij projectindiening moet elke partner verklaren dat de informatie in het aanvraagformulier over zijn organisatie correct is en dat de organisatie financieel gezond is.

Deliverable: Deliverables zijn de resultaten van de verschillende activiteiten / werkpakketten binnen een project: rapport over de situatie rond het projectthema in elk partnerland, training die ontwikkeld en uitgetest wordt, …

De-minimis: Europese staatssteun die niet onder de vrijstellingsverordening valt maar die toch is toegestaan op voorwaarde dat ze het bedrag van 200.000€ of 500.000€ (voor Diensten van Algemeen Economisch Belang) - over drie belastingjaren gespreid - niet overschrijdt.

Directe kosten: Directe kosten zijn kosten zoals materiaal, grondstoffen en uren van direct personeel dat vrij eenvoudig (direct) is toe te wijzen aan het project.

Disseminatie: Disseminatie is een belangrijk onderdeel van elk Europees project. De projectresultaten moeten actief verspreid worden en beschikbaar zijn voor iedere geïnteresseerde.

 

Eligible costs: zie ontvankelijke kosten

Enveloppefinanciering: zie forfaitaire vergoeding

 

Financieringsprogramma: Per Europees subsidieprogramma legt een financieringsprogramma de prioriteiten, doelstellingen, doelgroepen, het budget en de technische aspecten vast voor de programmaperiode 2014 – 2020.

Forfaitaire vergoeding: Voor het project of voor specifieke projectactiviteiten is een vast bedrag bepaald (personeelskosten, werkingskosten, overhead, …). Dit bedrag wordt uitbetaald wanneer de activiteiten correct zijn uitgevoerd. De kosten moeten niet apart worden bewezen.

 

Indirecte kosten: Voorbeelden hiervan zijn communicatiekosten (gsm, internet), verzendingen, verplaatsingen naar vergaderingen, verzekeringen (brandverzekering, ‘alle risico’- verzekering), EGW (energiekosten), onderhoud en herstellingen, bankkosten,… Veelal wordt er een percentage van de directe kosten vastgelegd dat je kan inbrengen als indirecte kosten binnen een project.

 

Kick-off meeting: Startvergadering van het project

 

Legal Representative: Verantwoordelijke binnen de organisatie die alle documenten bij projectindiening moet ondertekenen.

Letter of Intent: Deze verklaring is een voorlopige schriftelijke overeenkomst bij projectindiening rond verantwoordelijkheden van elke partner in het project, budget per partnerorganisatie, manieren van samenwerking, … Eenmaal het project is goedgekeurd, wordt dit vastgelegd in een contract.

Lump sums: zie forfaitaire vergoeding

 

No-cure-no-pay: Een principe dat sommige consultants toepassen wanneer ze projectschrijver zijn: Er volgt enkel een factuur indien het project wordt goedgekeurd.

 

Ontvankelijke kosten: De kosten die financierbaar zijn binnen een project. Wat tot de ontvankelijke kosten hoort, kan je lezen bij elke subsidieoproep (meestal is er een 'financiële gids' beschikbaar).

Operationeel programma: Het operationeel programma is de concrete omzetting van de structuur- en investeringsfondsen op lidstaat- en regioniveau. De operationele programma’s belopen de periode 2014 – 2020.

Overhead: zie indirecte kosten

 

Partnersearch(oproep): Binnen Europese projecten werk je over het algemeen samen met partners uit andere landen. Via een partnersearch zoekt de promotor partners om mee in het project te stappen. Een partnersearch omschrijft het projectidee en welk een soort partners er gezocht wordt. 

PI-code: Voor bijna alle Europese subsidieaanvragen heb je een PI-code of een Personal Identification Code nodig. Met deze code kunnen de subsidieagentschappen nagaan aan hoeveel en welke projecten je organisatie deelneemt. Je kan slechts één code per organisatie aanvragen.

Prefinanciering: Wanneer het project van start gaat, beschik je nooit over het volledige projectbudget, de meeste programma’s verwachten een gedeeltelijke prefinanciering. Er wordt meestal wel een voorschot voorzien, maar de eindafrekening volgt pas na goedkeuring van de rapportering.

Programmaperiode: Het kader van alle subsidieprogramma’s is vastgelegd voor een periode van zeven jaar: 2014 – 2020.

Projectcoördinator: zie projectpromotor

Project development workshop: deze workshops hebben als doel projectideeën te lanceren, partners te vinden en een projectidee samen te ontwikkelen.

(Project)consortium: Bijna alle EU programma’s vragen een samenwerking van verschillende partners (vaak transnationaal). Deze partners vormen samen een consortium. De subsidieautoriteit stelt vaak specifieke eisen aan het consortium (hoeveel en welk soort partners, hoeveel landen, …)

(Project)partner: Als partner binnen een project voer je de activiteiten zoals in het aanvraagdossier beschreven correct uit, en lever je de verschillende stukken aan de promotor zodat hij in staat is inhoudelijk en financieel te rapporteren.

(Project)promotor: De promotor heeft de eindverantwoordelijkheid over het project. Hij is voor de subsidie-autoriteit de (enige) juridisch, inhoudelijk en financieel verantwoordelijke voor het project. De promotor dient de aanvraag in, zorgt ervoor dat het dossier volledig is en is het aanspreekpunt voor het subsidieagentschap.

Projectschrijver: De projectschrijver vult het aanvraagformulier in, en schrijft de projectdoelstellingen, activiteiten, resultaten en het financiële plan uit in een logische en coherente tekst. De projectschrijver is meestal de promotor maar er kan ook een externe consultant worden aangetrokken.

 

Regiobureau: Meer dan 250 Europese regio’s en grote steden zijn fysiek aanwezig in Brussel door middel van een regiobureau. In meer of mindere mate zijn deze alle actief in Europese projecten en proberen ze de organisaties en overheden van hun regio in Europese projecten te betrekken

 

SE-onderneming: Sociale Economie Onderneming

Silent partner: Silent partners kunnen deel uitmaken van een Europees partnerconsortium. Ze nemen niet actief deel aan de projectactiviteiten: hun aanwezigheid heeft een versterkende rol (vb universiteit, koepelorganisatie) en/of ze blijven van dichtbij op de hoogte van de projectresultaten en geven feedback. 

Structuur- en Investeringsfondsen: Officiële naam: "Europese Structuur- en investeringsfondsen" (afkorting: ESIF).  Deze fondsen ondersteunen het regionale beleid van de EU met als doel om de economische en sociale verschillen tussen Europese regio’s te verkleinen. Ze worden beheerd op regio- of lidstaatniveau. Tot deze fondsen horen oa ESF, EFRO, Interreg en het fonds voor Plattelandsontwikkeling (PDPO III).

Subcontractor: Binnen een Europees project kunnen sommige (niet-essentiële) projectonderdelen uitbesteed worden aan een externe leverancier (vertaling, drukwerken, catering, ICT, organisatie conferentie, …). De uitbesteding moet reeds voorzien zijn in de projectapplicatie.  OOk het budget moet voorzien zijn.

Subsidieautoriteit: zie subsidieagentschap

Subsidieagentschap: Een subsidieagentschap beheert een bepaald subsidieprogramma en beslist over de al dan niet goedkeuring van een project.

Subsidiefondsen: zie subsidieprogramma

Subsidieoproep: Wanneer er een subsidieoproep of call wordt gepubliceerd, kan een organisatie een projectvoorstel indienen voor een bepaalde ultieme indieningsdatum.

Subsidieprogramma: Er zijn heel wat subsidieprogramma’s binnen de EU met duidelijk omschreven prioriteiten, doelstellingen, doelgroepen, budget en technische aspecten.

Subsistence: Subsistence verwijst naar de onkosten tijdens transnationale projectmeetings die men kan inbrengen in het projectbudget

 

Transnationale samenwerking: Transnationaal verwijst naar samenwerking binnen een partnerconsortium dat bestaat uit organisaties uit verschillende EU landen

 

Werkprogramma: De werkprogramma’s vertalen de subsidieprogramma’s naar concrete acties. Ze worden meestal jaarlijks gepubliceerd gedurende de periode 2014-2020. In deze programma’s kondigt men aan welke oproepen er zullen verschijnen, welke prioriteiten er zullen gelden, hoeveel het budget is, … 

Werkpakket: Binnen grotere Europese projecten zijn de verschillende projectactiviteiten gebundeld in duidelijk afgelijnde werkpakketten waarin beschreven staat wie verantwoordelijk is voor welke activiteit, in welke tijdspanne de activiteit loopt en hoeveel budget er hiervoor voorzien is.

Work package: zie werkpakket

Work package leader: Voor elk werkpakket is er telkens één organisatie van het partnerschap – niet noodzakelijk de promotor – verantwoordelijk.